Альтернативные способы коммуникации в Pyrus

Основой коммуникации в системе Pyrus являются задачи. Общаясь в задачах, каждый участник видит текущего ответственного, ход исполнения и логику принятия решений.

При этом иногда бывает нужно просто проинформировать людей, не ожидая от них действий.

1. Объявления. К примеру вы планируете корпоративное мероприятие. Создайте новое объявление с анонсом:

Создание объявления

В объявление можно добавить файлы с нужной информацией. Укажите срок действия объявления, по истечении его оно будет перенесено в архив автоматически.

Выберите аудиторию для объявления. По умолчанию ваше объявление увидит вся компания. Если вы хотите адресовать его конкретной команде, то включите объявление в ее проект. Объявление можно включить в несколько проектов.

После публикации у ваших коллег раздел Объявления станет отображаться полужирным шрифтом и справа появится количество новых объявлений:

Часто объявления вызывают оживленную дискуссию. И комментарии к объявлению могут становиться площадкой для экспресс-обсуждений предпочтений участников и свежих идей.

2. Библиотека предназначена для хранения общих файлов участников проекта (это полезно для  хранения шаблонов коммерческих предложений, договоров, бренд-бука, инструкций). Все участники проекта получат доступ к актуальной версии документов и смогут использовать её сразу же после внесения изменений. Вот как выглядит библиотека отдела продаж:

Файлы проекта

3. Формы обратной связи и оценки.

При помощи формы краудсорсинга можно вовлечь сотрудников в процесс подачи идей по улучшению бизнес-процессов. Понимание сотрудником того, что он услышан, повышает мотивацию и способствует уменьшению текучки. Для сбора информации о производительности и качестве взаимодействия ваших сотрудников вы можете запустить процессы перекрестной оценки.

Напишите нам о вашем опыте коммуникации в Pyrus!

Как красиво распечатать форму из Pyrus

Многие компании отмечают увеличение скорости согласования решений при переходе на Pyrus. Однако иногда руководителю необходим красивый документ на бумаге. Давайте пойдем ему навстречу и создадим эстетичное печатное представление формы в Pyrus.  

Откроем файл Excel, и создадим в нем шаблон, каким хотим его видеть на печати. Добавляем строки, столбцы и подписываем их. Украсим форму логотипом. В итоге файл будет выглядеть так:

invoice_excel

Обратите внимание: в те поля, куда должна производиться запись данных из Pyrus, мы добавляем текст вида ${Имя поля в Pyrus}.

Названия полей для вставки в печатную форму можно увидеть на вкладке Шаблон в редакторе форм.

invoice

После создания шаблона, мы сохраняем его под именем Форма для Pyrus (счет).xlsx

Переходим в раздел Печатная форма в пункте навигации Еще, доступной при редактировании формы, и загружаем файл с локального диска.

Excel_for_print

Отлично, печатная форма создана!

Теперь для каждой формы, созданной по данному шаблону Счет, появится возможность ее выгрузки в Excel (а также PDF).

export_button

Нажав на ссылку экспорта мы получим красивый документ для печати.

Печатные формы удобно использовать для:
— листов согласований;
— заявок на командировки и отпуска;
— экспедиционных документов с отметками о доставке;
— запросах к внешним организациям.

Где еще? Спросите своих сотрудников — они наверняка подскажут вам много вариантов!

Как ставить задачи тем, кто не в Pyrus?

Нужно поставить задачу сотруднику, а его нет в списке контактов Pyrus?
Просто введите e-mail сотрудника в поле «ответственный». Не важно, на каком домене или почтовом клиенте его ящик – все ответы будут автоматически отображаться в созданной вами задаче.

Допустим, надо разработать рекламный буклет компании. Cоставим задачу, прикрепим файлы, а в поле «ответственный» введем электронную почту исполнителя. Кстати, каждый новый адрес сохранится в системе и будет отображаться в контактах вашей организации. Вот как это выглядит.

Читать далее Как ставить задачи тем, кто не в Pyrus?

Детализация согласования расходов при помощи таблиц

Многие компании используют систему Pyrus, как удобный инструмент для согласования расходов и бюджетирования. Сегодня мы поговорим о том как сделать его еще удобнее и нагляднее, добавив детализацию расходов при помощи нового функционала — таблиц.
Как обычно происходит: создается простая форма заявки на расход. Дальше сотрудник создает заявку на платеж, заполняя её: 
После создания, она будет выглядеть так:
И эта форма движется по маршруту согласования в зависимости от структуры предприятия. Пока все просто. Но жизнь вносит коррективы и дополнения даже в такой простой процесс.
Например, когда финансовый директор считает смета кажется завышенной и надо её уменьшить, за счет уменьшения партии, или выбора альтернативных позиций.
Или когда бухгалтеру надо заранее знать о заказе определенных категорий товара для своевременной подачи документов в контролирующие органы. Для этого раньше приходилось прикреплять к задаче Excel — файл со сметой и обновлять его по мере прохождения согласования.
Сейчас это можно сделать проще: добавить в шаблон заявки таблицу.

 

table_1

 

Теперь при создании формы согласования расхода можно создавать перечень позиций для заказа, а потом оперативно менять позиции.
 
История изменений теперь будет храниться в системе. Это значит, что по прошествии времени можно будет её посмотреть и узнать причины изменения структуры заказа. 

С таблицей форма заявки стала значительно нагляднее и удобнее для корректировок. Обратите внимание: стоимость в этой форме вычисляется на основании цены и количества автоматически. Также автоматически рассчитывается общая стоимость заявки.
Для включения вычислений в столбце вычисляемых значений надо установить галочку «Вычисляемое». Установка галочки для «Показывать сумму» включит вычисление суммы по столбцу.

 

total_1

 

Кроме этого таблицы удобно использовать в:
— формах заказа;
— формах перемещения материальных ценностей;
— формах со списками участников мероприятий.
Узнать больше про возможности использования форм:

Используйте Pyrus для оценки эффективности сотрудников

Как поддержать уровень вовлеченности сотрудников в работу предприятия? Как отметить их достижения и дать им понять, когда они действовали правильно? Эти вопросы актуальны как для совсем небольших компаний, так и для крупных организаций. Даже в проработанной системе KPI некоторые действия сотрудников выходят за ее рамки. Без должной поддержки инициативы могут заглохнуть. Давайте посмотрим, как можно выстроить систему оценки сотрудников при помощи системы Pyrus.
Читать далее Используйте Pyrus для оценки эффективности сотрудников

Вся информация в ваших руках: настройте обязательные поля на каждом этапе

Хотите организовать систему так, чтобы сотрудники не пропускали заполнение определенного поля в процессе обработки заявки?Обязательные поля – это те поля, без заполнения которых невозможно сохранить форму, созданную в Pyrus. Гибкая настройка позволяет создавать обязательные поля для каждого этапа командной работы.

Например, Pyrus часто используется для обработки претензий.

Обработка претензии включает следующие этапы:
1. Регистрация претензии оператором.
2. Обработка претензии в Отделе по работе с претензиями. Решение по претензии.
3. Проверка решения Контролером. Контрольный звонок клиенту с проверкой удовлетворенности решением.
Читать далее Вся информация в ваших руках: настройте обязательные поля на каждом этапе