Работа с реестрами документов

Каждой компании приходится работать со множеством документов. Как организовать потоки так, чтобы входящие запросы не терялись? Как контролировать сроки ответа контрагентов?

На основании опыта наших клиентов мы разработали специальные формы, которые позволяют упорядочить работу с документами.

Реестр исходящих документов

Форма предназначена для регистрации исходящих документов. Для каждого отправляемого документа заполняются реквизиты и срок ожидания ответа. Также можно прикрепить изображение документа.

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-0.46.10_n

Для срока ответа удобно настроить автоматическую установку даты:

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-0.46.47_n

При помощи расширенного поиска документ легко найти по теме, участникам и дате отправки.

Снимок экрана 2015-08-13 в 0.50.17

Реестр входящих документов

Подобным образом можно организовать и реестр входящих документов.

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-1.01.49_n

Для удобства и скорости обработки можно определить категории входящих документов и настроить маршрутизацию в зависимости от категории.

Снимок экрана 2015-08-13 в 1.04.24

Чтобы отслеживать цепочку официальной переписки можно установить связь между входящими и исходящими документами. Например, если исходящий документ является ответом на какое-либо входящее письмо, то в комментарии к исходящему документу можно поставить «В ответ на #». Система автоматически распознает номер и преобразует его в ссылку.

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-7.13.25_n

Эта ссылка также будет видна из той задачи, на которую она поставлена:

Снимок экрана 2015-08-13 в 7.14.11

Таким образом, по ссылкам можно будет увидеть как проходил обмен документами.

Для более точной настройки маршрутизации можно установить запрет на изменение маршрутизации и ограничение на редактирование полей в формах.

Алгоритм автоматизации процесса в Pyrus

Пользователи Pyrus уже автоматизировали сотни своих бизнес-процессов с использованием форм и проектов. Часть из них обращалась к нам за консультациями и помощью в настройке. В результате у нас сформировался алгоритм по которому удобно проводить автоматизацию.

Сначала надо понять что за процесс мы автоматизируем и что хотим получить на выходе. Другими словами, определить цель процесса. Второй важный момент — обозначить всех участников процесса. В качестве участников могут выступать люди или роли для групп однородных исполнителей. Для наглядности мы создали специальную форму в Pyrus, где будем собирать информацию. Вот как она выглядит:

Общее описание процесса

После определения цели и участников надо составить таблицу с шагами. Здесь может потребоваться творческий подход. Дело в том, что некоторые процессы ветвятся. В зависимости от ситуации, цепочка исполнения может пойти по различным маршрутам и часть этапов может оказаться необязательной. Здесь мы должны указать все шаги последовательно, даже если часть из них в реальной ситуации будет пропущена. Для каждого шага мы задаем: Название, Описание работ на этапе, Результаты исполнения шага, Участников и Ответственного за исполнение:

Детализация шагов

Ответственного за исполнение лучше выбирать из участников шага, тогда между ним и остальной группой исполнителей не будет конфронтации.

Половина дела сделана! После составления таблицы с описанием процесса покажите его участникам и попросите посмотреть, не забыто ли каких-либо важных шагов. Обычно находится еще парочка моментов, которые были упущены при составлении схемы.

Следующий шаг — перенос схемы в Pyrus. Если на предыдущих этапах все было сделано правильно, то этот шаг очень прост. Создаем форму и добавляем туда всех участников. После чего для каждого этапа создаем поля с результатами и добавляем людей в маршрутизацию. Первая версия формы готова!

Попробуем ее сначала на небольшой группе исполнителей. Учитывая их пожелания, производим доработку формы и создаем инструкцию для исполнителей. Ее можно будет приложить в раздел Файлы, чтобы она всегда была под рукой. Далее распространяем опыт на всех участников!

Для того, чтобы не забыть важных шагов, можно использовать чек-лист:

Чек-лист по процессу

Успехов в настройке процессов!

И несколько ссылок на технические моменты, которые помогут вам настроить поля форм:

Запрет на изменение маршрутизации.
Группировка элементов списка для формы.
Условная маршрутизация форм.
Именование этапов и добавление автора в согласующие.

Создание кадрового резерва в Pyrus

«Кадры решают все» — кто из руководителей не знаком с этой фразой? И действительно, без грамотных и мотивированных сотрудников трудно решать амбициозные задачи. На ключевых должностях должны стоять подготовленные и ответственные люди.

Развитие персонала необходимо планировать и отслеживать. Особенно это актуально для быстрорастущих компаний. Например, если стоит задача оперативного расширения филиальной сети. К моменту открытия новых офисов они должны быть укомплектованы квалифицированным персоналом, который с первых же дней будет соответствовать стандартам компании. Можно нанимать кадры со стороны, но лучше выращивать их внутри организации.

Мы собрали опыт нескольких компаний в форме «Кадровый резерв». При помощи этой формы можно систематизировать информацию по наиболее перспективным сотрудникам, разработать план обучения и отслеживать ход его выполнения.

Первое, что необходимо сделать — это ввести информацию о сотруднике и целевой позиции для его развития:

Снимок экрана 2015-07-17 в 9.04.24

Когда эта информация собрана, и возникла ситуация открытия нового офиса, можно сразу увидеть подходящих людей. Просто проводим отбор в реестре форм по целевой и текущей позициям, дате готовности и возможности переезда в другой город. Для этого устанавливаем соответствующие фильтры по колонкам:

Снимок экрана 2015-07-17 в 9.06.17

Различные варианты фильтров позволяют посмотреть на кадровый резерв с разных сторон и оценить кандидатов, которые потенциально готовы на определенную дату. А так же увидеть сотрудников, которые уже давно соответствуют новой позиции, но место никак не освободится. Если они в таком состоянии достаточно долго, то существует вероятность, что они покинут компанию.

Для детальной информации по развитию конкретного сотрудника, следует посмотреть на табличную часть формы, в которую занесены активности с датами и отметками о результате:

Снимок экрана 2015-07-17 в 9.08.38

Также возможно выделить отдельные этапы обучения сотрудника и настроить маршрутизацию, чтобы при прохождении очередного этапа подготовки задача попадала на согласование ответственному за следующий этап.

Настройка маршрутизации для кадрового резерва

Возможно, вы захотите внести в форму дополнительные поля, которые показывают степень готовности сотрудника, или результаты прохождения тестов. Попробуйте найти для себя наиболее удобный вариант.

Ну а проверить, как сотрудник стал справляться с новыми задачами можно при помощи отчета об уровне сервиса и перекрестной оценки.

Учет рабочего времени сотрудников при помощи Pyrus

Ведение учета времени — еще один проверенный способ улучшить показатели эффективности компании. В части организаций оплата специалистов почасовая и тогда необходимо понимать сколько времени было потрачено на выполнение работ. Эти затраты затем являются основанием для выставления счета клиенту. Потеря часов из учета или приписки ведут к прямым убыткам.

Давайте посмотрим, при помощи каких инструментов в системе Pyrus можно удобно организовать учет времени. Первое, что позволяет сделать система — это вести затраты времени по каждой задаче. Для этого существует специальное поле.

Занесение времени в систему

После сохранения задачи затраты времени будут добавлены в задачу и станут отображаться справа перед сроком исполнения. Если задача создана в рамках проекта, то затраты времени добавятся и к проекту.

Отображение времени к задаче

Таким образом, можно быть всегда в курсе затрат времени исполнителя как на уровне задачи, так и на уровне проекта. И, в случае существенного превышения лимита, корректировать ход работ.

Добавление задачи в проект дает еще одну возможность: получить сводные отчеты по времени исполнения работ за период. Эти отчеты могут быть представлены в двух формах. С группировкой по задачам:

Детализация времени по задачам
В таком виде удобно смотреть на то, какие задачи вызвали наибольшие временные затраты.

Второй вариант — с группировкой по датам:

Детализация времени по дате

В этом варианте видно на какие даты пришлись наибольшие активности, и кто из исполнителей участвовал в задаче. Такой отчет за месяц можно выгрузить в Excel и получить список работ по сотрудникам для формирования ведомости почасовой оплаты.

Для составления сводной ведомости по компании бывает полезно создать отдельный проект «Учет времени» и добавлять все задачи с оплаченным временем в него.

Если же хочется вести учет времени и для форм, то надо добавить подпроект «Оплачиваемое» в проект «Учет времени». После этого добавить поле формы типа «Список» и выбрать существующий список «Учет времени».

Снимок экрана 2015-07-09 в 13.10.18

Тогда формы, для которых в списке будет выбрано значение «Оплачиваемое», попадут как задачи в проект «Учет времени/Оплачиваемое», и затраты времени на них будут отображаться в отчете по этому проекту.

Снимок экрана 2015-07-09 в 13.13.10

Попробуйте настроить соответствующие формы прямо сейчас или проверьте другие качественные характеристики ваших бизнес-процессов при помощи отчета об уровне сервиса.

Организация CRM системы на базе Pyrus

Обычно первоначальной целью внедрения системы Pyrus в компаниях является автоматизация контроля исполнения поручений руководителя и согласования документов. Затем следует постепенный перенос и других процессов на нашу платформу.

Пользователям нравится, когда всё, что необходимо для ежедневной работы, собрано в одной системе и не надо переключаться между множеством программ. При этом преимущество единого приложения может быть настолько существенно, что иногда происходит перевод тех процессов в Pyrus, для которых уже используются отдельные платформы.

Один из примеров такого процесса — взаимодействие с клиентами. Давайте рассмотрим как на базе Pyrus можно построить простую систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Чего же мы хотим от базового функционала CRM?

— Видеть информацию по взаимодействию с клиентом в одном месте.
— Иметь доступ к истории взаимоотношений и принятия решений.
— Хранить контакты в единой системе.
— Поддерживать регулярность общения с клиентом (к примеру, не пропускать встреч по причине потери информации).
— Отслеживать стадии взаимодействия с клиентом и управлять процессом.

Создадим форму записи информации о клиенте в Pyrus.

Снимок экрана 2015-05-12 в 11.50.20
Теперь мы не потеряем контакт по причине внезапно исчезнувшего листа с важным телефоном!

Далее можно настроить этапы маршрутизации так, чтобы отслеживать ход работы с клиентом.

Снимок экрана 2015-05-12 в 11.59.29
В нашем примере за часть этапов отвечает автор задачи. Его утверждение означает, что этап пройден. К части этапов подключаются другие специалисты, которые будут делать свою работу.

Иногда по клиенту ведется несколько проектов и есть ряд задач с различными исполнителями. Тогда у менеджера возникает необходимость просматривать как ход текущих работ, чтобы учитывать их при регулярном общении с клиентом, так и историю переговоров на более ранних этапах, которая содержится в форме клиента. Одним из вариантов реализации такого рода задачи является создание проекта Клиенты и подпроектов с именами клиентов.

Снимок экрана 2015-05-12 в 12.26.35
Теперь все задачи, которые относятся к данному клиенту, легко добавлять в соответствующий подпроект.

Далее, включаем данный список в форму для клиентов.

Снимок экрана 2015-05-12 в 12.27.43

При выборе соответствующего клиента будет видна как форма, так и все задачи. Этот же список поможет контролировать и сроки работ (просроченные задачи будут отмечаться красным).

Если у вас до сих пор отсутствует CRM, то попробуйте создать её на базе Pyrus. Возникли вопросы по автоматизации бизнес-процессов? Напишите нам!

Создание PDF-документов из форм Pyrus

Недавно мы писали о том, как подготовить к печати форму из Pyrus. В результате создавался документ в формате Microsoft Excel. Теперь стало возможным получать на выходе полностью готовый к печати документ в формате PDF.

Формат PDF платформонезависим, а это значит, что любой документ на любом устройстве будет выглядеть точно таким, каким его создал автор. Теперь не придется подгонять поля, выравнивать текст, рисунки, столбцы и строки под каждый новый принтер.

Давайте заново пройдем процесс создания красивой печатной формы и экспорта ее в PDF (возможность получить ее по-старому в Excel тоже осталась).

Сначала мы создаем шаблон печатной формы в Excel, который хотелось бы видеть в результате. Добавляем столбцы и строки с соответствующими названиями, а также логотип компании в шапку формы.

invoice_excel

Те места формы Excel, куда будет производиться выгрузка данных из формы Pyrus должны иметь синтаксис вида: ${Имя поля в Pyrus}. В свою очередь, Имя поля в Pyrus должно соответствовать именам полей шаблона формы Pyrus.

invoice
После создания шаблона в Excel, мы его сохраняем локально на компьютере и переходим в раздел Печатная форма в пункте навигации Еще настроек формы Pyrus, где используем ссылку Загрузить файл, чтобы привязать нашу Excel форму и нажимаем кнопку Сохранить.

Excel_for_printПечатная форма сформирована!

Теперь для каждой задачи, созданной по нашему шаблону формы Счет, в правом верхнем углу появится пиктограмма для выгрузки уже заполненного счета в Excel или PDF.

export_buttonДостаточно выбрать необходимый формат экспорта, и вы получите полностью сформированный документ, готовый для печати, пересылки или электронного архивирования.

А как планируете использовать данную функциональность вы?