Канбан в Pyrus и другие новинки апреля

Удобная пересылка файлов в мобильном приложении, маршрутизация по оргструктуре, гибкие доступы к формам, несколько email-адресов в сервис-деске и сортировка по сроку во Входящих.

В Pyrus появились доски канбан

Канбан — это система планирования работы. Смысл — построить рабочий процесс так, чтобы не делать лишнего и выполнять всё вовремя.

В основе канбана — физическая или виртуальная доска, на которую крепятся тематические карточки. Каждая карточка описывает стадию работы, например «Что сделать», «В процессе» и «Сделано» или «Подготовка», «Проведение» и «Анализ результатов».

Пример — физическая канбан-доска редакторов Pyrus:

Когда коллеги работают в одном помещении, удобно пользоваться классической доской со стикерами и маркерами. Если у вас распределённая команда, больше подходит виртуальная канбан-доска.

Канбан-доска Pyrus живёт внутри списка задач. Допустим, вы завели отдельный список для задач по промо-акции. Если раскидать задачи по стадиям готовности, канбан-доска может выглядеть так:

Добавляйте задачи прямо здесь, меняйте карточки местами и перетаскивайте задачи между карточками.

Появилась срочная задача, которую нельзя отложить? Поставьте на паузу одну из начатых задач: перетащите её в колонку «Отложено» («Потом», «Подождёт» — назовите, как нравится), чтобы она не мозолила глаза, и займитесь срочной задачей. Такая визуализация помогает расставлять приоритеты и не терять из виду незавершённые дела.

Подробнее о канбане читайте в справке.

Пересылайте файлы из одной задачи в другую

Допустим, вы занимаетесь недвижимостью и организовали с помощью Pyrus мониторинг строительства. Ваш сотрудник ездит по объектам и собирает фотоотчеты в задачи Pyrus. По результатам одной поездки он присылает по 50 картинок. А дальше нужно распределить их по подрядчикам — электрику, сантехнику и так далее.

В мобильной версии Pyrus это делается в несколько касаний: выбираете файлы «длинным нажатием», нажимаете Передать, а Pyrus предлагает отправить их в новую, связанную или уже существующую задачу.

Следите за сроками прямо в Входящих

Теперь можно сортировать Входящие по сроку. Это способ быстро понять, не заходя в календарь или списки, с какими задачами надо разобраться в первую очередь.

По умолчанию ваши дела сортируются по активности, то есть вверху списка находятся задачи, в которых недавно что-то менялось. Чтобы вывести наверх самые срочные задачи, выберите сортировку По сроку:

К форме сервис-деска можно привязать до пяти email-адресов

Если вы получаете заявки от клиентов на несколько email-адресов (support@, contact@, partners@), привяжите их к форме обращения. Для каждого адреса включите автозаполнение поля типа Выбор, чтобы тип обращения определялся по тому адресу, на который пришла заявка. Теперь можно задать правило, по которому заявки нужного типа будут попадать нужным специалистам. В результате клиенты будут получать помощь быстрее.

Даже если клиент отправит технический вопрос на почту для общих вопросов, тип обращения всегда можно поменять вручную.

О том, как настроить маршрутизацию по email-адресам, читайте в справке.

Как клиентскому менеджеру отслеживать обработку обращений своих клиентов

Вы отвечаете за клиента и хотите смотреть, как с ним работают специалисты технической поддержки? В Pyrus появились разные варианты доступа к форме и заявкам, и теперь можно раздавать нужные права всем участникам процесса.

Допустим, компания разрабатывает и продаёт ПО сетям розничных магазинов — кому-то напрямую, кому-то через дилеров. У компании и дилеров организована единая служба поддержки в Pyrus, куда приходят заявки от магазинов.

Доступы для такой разветвленной структуры легко организовать в Pyrus:

  • клиентским менеджерам компании даём доступ «Менеджер части процесса», чтобы они следили за обработкой заявок своих клиентов;
  • специалистам поддержки дилера даём такой же доступ, чтобы они видели только заявки магазинов, которые обслуживают.

Можно пойти дальше и дать клиентам гостевой доступ, чтобы они видели свои заявки, но не внутреннюю переписку и отчёты по заявкам.

Подробнее о доступах читайте в справке.

Согласование заявок линейными руководителями

Во многих процессах первую визу даёт непосредственный руководитель заявителя, например когда надо согласовать отпуск, командировку или покупку нового компьютера. Или у вас сеть супермаркетов, и надо, чтобы закупки каждого магазина согласовывал его директор. Раньше вы могли в заявке сделать поле «Подразделение» и маршрутизировать по нему, но значение этого поля нужно было выбирать вручную. Теперь в Pyrus есть справочник оргструктуры, который позволяет автоматически маршрутизировать заявки в зависимости от значения поля типа Контакт.

Если структура организации сложнее, можно добавить ещё четыре уровня иерархии, например департаменты, подразделения и так далее.

А теперь, чтобы заявки сразу уходили руководителю заявителя, добавьте колонку справочника «Руководитель отдела» на первый этап маршрута согласования (или другой этап в зависимости от того, как это принято у вас).

Чтобы это работало, убедитесь, что в профиле каждого сотрудника указан его отдел: список отделов появится в профиле автоматически после того, как вы заполните справочник оргструктуры.

Получается, больше не нужно обновлять маршрут каждой формы, когда сменился руководитель отдела. Поменялся один из руководителей — добавьте его в справочник, и это отразится во всех формах. Подробнее о том, как настроить маршрутизацию по отделам, читайте в справке.

На этом пока всё. Желаем вам хорошего отдыха на майских праздниках и мирного неба над головой!

Как отслеживать задачи в Pyrus

Эта статья о том, как руководителю удобно организовать работу с задачами. Мы поделимся полезными приёмами от наших опытных пользователей.

Держите Входящие пустыми

Входящие — это главный список в Pyrus. Сюда приходит всё, что требует вашего внимания или реакции.

Обычно вы открываете задачу, отвечаете на неё и переходите к следующей. Пока список Входящие небольшой, в нём легко ориентироваться.

По мере использования Pyrus, количество задач будет расти. Поэтому удобнее скрывать задачу из Входящих, если вы не собираетесь по ней ничего делать. В этом суть подхода Inbox Zero («пустой инбокс»).

Нажмите Отправить и скрыть, чтобы ответить на задачу и скрыть её из Входящих.

Когда коллеги ответят вам, задача снова всплывет во Входящих. Если до этого захотите её найти, загляните в соседний раздел Задачи или воспользуйтесь поиском.

В этом примере нашлись задачи, у которых в заголовке, описании или комментариях встречается слово «пожелания».

В поиске можно указать любые слова и имена сотрудников. Поиск работает не только по названию и описанию задачи, но и по комментариям.

Когда задач становится много, на помощь приходят списки.

Раскидайте задачи по спискам

Задачи, объединенные одной темой, можно поместить в отдельный список. Например, для важных дел создайте список На контроле.

Списки можно формировать по-разному — по проектам, клиентам, филиалам и так далее.

Когда список становится большим, его можно упорядочить на канбан-доске. Просто добавляете колонки и перетаскиваете в них задачи.

В этом примере колонки соответствуют категориям GTD, но вы можете использовать на канбан-доске любые статусы.

Как добавить задачу в список
Списки канбан

Отложите задачу, а Pyrus о ней напомнит

Если хотите заняться задачей позже, установите напоминание, и в указанное время на телефон придёт пуш-уведомление, а задача снова появится во Входящих.

Задайте срок

Опыт показывает, что задачи со сроком решаются быстрее. Дедлайн видно в списках и на странице задачи. Желтый цвет (осталось меньше 24 часов до дедлайна) и красный цвет (просрочено) привлекают внимание:

Самые срочные задачи — сверху. Собеседование с кандидатом в редакторы будет завтра, первые макеты ждём через неделю, а статья о сегментации аудитории должна была прийти ещё вчера, непорядок!

На странице задачи срок отображается справа. Если дедлайн прошёл, сразу видно, на сколько дней не уложились и кто за это отвечает.

Как установить задаче срок

Загляните в календарь

Календарь Pyrus показывает задачи со сроком или напоминанием. Если вы работаете по недельным или месячным планам, календарь поможет увидеть общую картину и понять, что и в каком порядке предстоит сделать.

Ещё на календаре видно точное время начала события и его предполагаемую продолжительность, если эти подробности указать в задаче.

На календаре задачи с напоминанием отличаются от задач со сроком символом будильника. В этом примере «Дизайн брендбука» — задача со сроком.

Календарь тоже умеет показывать задачи списком и отображать их в порядке срочности.

Как добавить задачу на календарь

Попробуйте эти методы в ежедневной работе. Что-то осталось за кадром? Поделитесь опытом: расскажите, как вы организовываете работу с задачами.

Упрощаем заполнение форм

В этой статье мы рассказываем о картинках-подсказках, видеоинструкциях и полезных кнопках, которые помогают заполнять заявки и расширяют возможности форм.

Есть простые формы. Например, форма обратной связи на сайте: там надо указать имя, адрес электронной почты и свой вопрос. Никакая дополнительная информация не нужна.

Но иногда надо дать человеку рекомендации по заполнению формы, указать ссылку на условия обслуживания или вставить в форму ребус, чтобы пользователь подтвердил, что он не робот.

Для таких дополнений в Pyrus есть специальный тип поля — Примечание. Оно позволяет добавить в форму текст, картинку, видео или полезную кнопку.

Используйте это поле во внутренних и внешних формах: подсказки помогут вашим сотрудникам меньше ошибаться и быстрее работать, а клиентам — сэкономить время на заполнении форм.

Пишем пояснительный текст

С помощью Примечания можно добавить в форму любой текст — от небольшого пояснения до целого абзаца.

РезультатНастройка

Вставляем картинку или видео

Примечание позволяет добавить в форму изображение или видео. Это особенно удобно, если вы проводите с помощью форм опросы или тесты. Например, некоторые компании так отсеивают неподходящих кандидатов: вставляют в анкету картинку с прикольным заданием.

Видео тоже можно использовать в опросах и тестах. В примере ниже сотрудники сначала смотрят запись тренинга, а затем отвечают на вопросы.

РезультатНастройка

Добавляем полезную кнопку

Кнопка помогает сотрудникам работать с формами быстрее: в один клик скачивать нужный документ или создавать правильную подформу. Кроме того, она позволяет быстро перейти на любую веб-страницу.

Печать документа по заданному шаблону

У формы может быть несколько печатных шаблонов, например договор, счёт и анкета клиента. Каждый нужен на разных этапах согласования. Сделайте кнопку, чтобы заполняющий не искал шаблон, а получал нужный документ в один клик. Для этого укажите печатный шаблон в настройках поля:

РезультатНастройка

Создание связанной формы

Представьте себе банковского сотрудника, который впервые заполняет форму на одобрение кредита. Он должен создать подформу для проверки объекта залога, а на выбор у него — десятки форм. Чтобы он быстрее справился с задачей, укажите в параметрах поля нужную форму, и сотрудник создаст её в один клик.

Переход на веб-страницу

Этой веб-страницей может быть справка, условия возврата товаров или описание тарифов мобильной связи.

Если у вас есть вопросы или идеи, как ещё использовать поле типа Примечание, делитесь в комментариях!

Задачи: что видит начальник?

На днях один человек задал нам неожиданный вопрос: «Может ли мой начальник тайно читать мои комментарии во всех задачах, даже в тех, в которые он не включен?».
Читать далее Задачи: что видит начальник?

Вам нравятся облачные хранилища? Нам тоже

Pyrus умеет не только хранить прикрепленные документы, которые вы загружаете с компьютера, но и ссылки на те, что размещены на сервисах для хранения файлов в интернете.
Читать далее Вам нравятся облачные хранилища? Нам тоже

Поиск Pyrus ускорился

Вы скорее всего не заметили, что поиск в Pyrus в последнее время занимает пятую часть секунды. Мы рады, если наш поиск и до сих пор вас устраивал. И все-таки — мы усовершенствовали его.
Читать далее Поиск Pyrus ускорился