Условная видимость разделов в формах

Все больше процессов находят свое отражение в Pyrus. И от системы требуется максимум гибкости в их обработке. Бывают такие процессы, которые задействуют различные комплекты данных для разных цепочек прохождения. Конечно, есть возможность добавить все поля в форму, а заполнять только необходимые, но это приводит к тому, что приходится каждых раз анализировать форму при заполнении и на это тратится время.

Для ускорения ввода данных была добавлена возможность задавать условную видимость разделов формы. Давайте посмотрим как это работает, на примере процесса техподдержки.

Сначала создадим список, от которого будет зависеть видимость разделов. В нашем случае это категория. Затем для поля Детализация аппаратного сбоя установим галочку Условная видимость. После этого у нас появятся два поля, где мы выберем список и значение при котором раздел будет виден:

Снимок экрана 2015-08-21 в 19.25.30

Важно: в конструкторе форм список должен находиться выше настраиваемого раздела.

Что получилось в итоге?

Читать далее Условная видимость разделов в формах

Запрет на изменение маршрутизации формы

Гибкость настроек в Pyrus приводит к тому, что всё больше компаний используют нашу систему для ежедневных задач. Возможности маршрутизации идеально подходят для запуска процессов самим пользователями, без участия IT-специалистов.

При этом в какой-то момент процесс становится проработан настолько, что все попытки оптимизировать его уже не дают ожидаемого бизнес-эффекта. Хочется зафиксировать последнюю успешную версию и сделать так, чтобы все участники придерживались выверенного маршрута. К примеру, как в процессе согласования расходов.

Соответствующая опция появилась для форм Pyrus. Теперь в шаблоне формы можно выбрать пункт «Только руководители могут редактировать маршрутизацию формы».

Блокировка изменения маршрута

После чего у участника, который не является руководителем, изменение цепочки согласования будет заблокировано.

Изменение цепочки согласования заблокировано

Он не сможет отказаться от согласования задачи или добавить людей в цепочку согласования. Разрешенными действиями останутся: утвердить, отклонить или запросить согласование у другого участника заново.

Проанализируйте, какие процессы у вас уже давно отработаны и зафиксируйте их маршрутизацию для сведения вероятности ошибок к минимуму.

Резервное копирование данных из Pyrus

Информация играет всё большую роль в работе современных компаний. Со временем в Pyrus накапливается солидный объем полезных данных и важных документов.

В нашу систему внедрена многоуровневая защита целостности и доступа к данным, которая включает в себя хранение информации на множестве географически распределенных серверов, что обеспечивает бесперебойность работы даже в случае выхода из строя оборудования.

При этом часть наших пользователей просила обеспечить возможность выгрузки данных из Pyrus на локальные носители. Теперь это легко сделать при помощи новой удобной программы Pyrus Sync, которая обеспечивает взаимодействие Pyrus с любыми необлачными корпоративными системами. В результате вы получите файл со всеми задачами, авторами которых являются сотрудники вашей организации, так же как и все приложенные к ним файлы. Давайте посмотрим, как это делается.

Скачиваем приложение Pyrus Sync из раздела расширений для Pyrus и устанавливаем его на локальном компьютере:

pyrussync

При старте нас попросят авторизоваться. Для этого введите свой email пользователя Pyrus и секретный ключ.

Авторизация
Если ключа пока нет, нажмите на ссылку под полем ввода для его получения.

После успешной авторизации в Pyrus Sync, в колонке функций слева выберите раздел Backup. Появится окно настроек справа, где можно указать папку, в которую будут скопированы ваши данные. Для скачивания прикрепленных файлов установите соответствующую галочку.

BackUpSetup

Теперь можно запускать резервное копирование! В зависимости от количества задач и объема файлов вашей организации этот процесс может занимать некоторое время. Индикация копирования и ориентировочное время до его завершения будут видны в Pyrus Sync сразу после запуска. Не волнуйтесь: даже если связь прервётся, после её восстановления программа продолжит работу с момента разрыва.

В итоге все задачи вашей организации будут записаны в текстовые файлы, а прикреплённые документы сохранятся в их оригинальном формате.

Обратите внимание, что одновременно с одной учетной записи можно запустить только одно резервное копирование, при этом оно запускается от имени администратора организации в Pyrus. Если при заходе в секцию Backup в Pyrus Sync вы увидите сообщение о том, что у вас недостаточно прав для использования этой функции:

permission

обратитесь к супервизору вашей организации. Он должен выставить право доступа с возможностью читать и комментировать задачи, созданные любым сотрудником организации для ваc.

Узнайте больше об использовании Pyrus:
Опыт наших клиентов.
Полезные публикации.
Новые возможности.

Группировка элементов списка и создание иерархии

Списки часто встречаются в формах наших клиентов. Они позволяют настроить маршрутизацию в зависимости от значения поля и выступают своего рода метками. Но со временем некоторые списки разрастаются так, что работать с ними становится всё менее удобно.

Для улучшения их вида, в систему был добавлен функционал по организации списков в многоуровневое дерево. Давайте рассмотрим как это работает на примере списка из формы для соискателей. Сначала список вакансий состоял из всего пары позиций, но потом вырос вместе с компанией:

Список вакансий

Для его упорядочивания сначала создадим новые элементы — категории, а затем мышкой перетянем элементы списка на соответствующий уровень. В итоге наш список приобрел структурированный вид.

Список вакансий с категориями

Теперь при заполнении следует выбрать элемент списка из дерева, или же начать вводить название позиции, и система предложит сокращенный список вариантов.

Список вакансий с категориями при заполнении

Попробуйте, как удобно и наглядно можно заполнять списки и создавать собственную иерархию!

Для того, чтобы сделать такую структуру, должны соблюдаться определенные условия (для новых списков они практически всегда выполняются). Если что-то не получается, проверьте, не нарушены ли условия переноса при создании иерархии:

— Перенос элементов работает только внутри одного поля типа «список».

— Элементы списка нельзя вынести на уровень выше их изначального расположения.

— Если список иерархический и одна из его веток используется как другой список, нельзя вносить и выносить элементы списка из этой ветки.

— При переносе элементов списка можно менять только уровень. Сортировка всегда будет идти по имени пунктов.

— Перенос разрешен, если команда не меняется. Иными словами, если в одном из элементов списка кто-то добавлен в команду, то нельзя добавлять в списки другого уровня элементы, в которых этот человек не участвует.

Если вы пропустили некоторые другие наши статьи по этому важному элементу формы, стоит напомнить, что в списках ранее появились значения по умолчанию.

Ограничение на редактирование полей в формах

Pyrus постоянно совершенствуется, делая автоматизацию бизнес-процессов проще и удобнее. Наши клиенты широко используют формы для автоматизации согласования расходов, оценки работы сотрудников и даже создания CRM.

По мере работы с формами пользователи отметили, что часть полей должна оставаться неизменной на всех этапах их обработки. Например, вполне очевидно, что следует запрещать изменение суммы расхода задним числом в утвержденной форме. Теперь данная функциональность появилась в нашей системе.

Давайте посмотрим, как делаются соответствующие настройки на примере формы обращения в поддержку. В редакторе шаблона в требуемых полях,  которые необходимо оставить неизменными, устанавливаем отметку «Только руководители смогут редактировать поле после заполнения».

Настройка прав на редактирование поля

Теперь эти поля могут быть заполнены только при первоначальном создании формы. В редакторе они будут отображены серым цветом и заблокированы для изменений.

Блокировка полей в редакторе

Блокировка редактирования полей сохранит важную информацию от случайных корректировок и крайне проста в настройке. Попробуйте применить её в своих формах!

Не забывайте также о маршрутизации для верной адресации форм и оптимизации рабочих процессов.

Отчет об уровне сервиса для оценки эффективности сотрудников

Каждый руководитель желает знать насколько хорошо налажены бизнес-процессы внутри компании и в каком направлении надо двигаться, чтобы обеспечить дальнейший рост и развитие бизнеса. Работают ли сотрудники при полной загрузке и с полной отдачей, также немаловажные аспекты. Но как отследить уровень эффективности, если одновременных бизнес-процессов на предприятии могут быть десятки и даже сотни?

Здесь на помощь приходит новый вид отчетности “Уровень сервиса”, недавно интегрированный в Pyrus, который покажет эффективность работы сотрудников и поможет в оптимизации соответствующих процессов.

Чтобы сформировать отчет такого вида, достаточно зайти в раздел Отчеты соответствующего раздела редактирования для любого проекта, уровень сервиса которого вас интересует.

sla_navigation

Выбрав пункт меню Уровень сервиса, вы попадете на страницу, где будет формироваться соответствующий вид отчета. По умолчанию, уровень сервиса отображается по всем этапам маршрутизации проекта, но вы можете выбрать конкретный этап для более тщательного анализа.

service_steps

Время и желаемый процент выполнения могут гибко выставляться в меню.

task_completion

Кроме того, в дополнительных настройках отчетности, можно задать интервал рабочего дня, чтобы уровень эффективности рассчитывался только по рабочим часам.

sla_settings

Таким образом, отчет Уровень сервиса может быть полезен для сложных многоуровневых процессов, где достижение результата обеспечивается слаженной работой на всех этапах.

design-sla

Для организации таких процессов полезной будет информация и о том как задать условия при маршрутизации и добавить автора в согласующие.