Организация CRM системы на базе Pyrus

Обычно первоначальной целью внедрения системы Pyrus в компаниях является автоматизация контроля исполнения поручений руководителя и согласования документов. Затем следует постепенный перенос и других процессов на нашу платформу.

Пользователям нравится, когда всё, что необходимо для ежедневной работы, собрано в одной системе и не надо переключаться между множеством программ. При этом преимущество единого приложения может быть настолько существенно, что иногда происходит перевод тех процессов в Pyrus, для которых уже используются отдельные платформы.

Один из примеров такого процесса — взаимодействие с клиентами. Давайте рассмотрим как на базе Pyrus можно построить простую систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Чего же мы хотим от базового функционала CRM?

— Видеть информацию по взаимодействию с клиентом в одном месте.
— Иметь доступ к истории взаимоотношений и принятия решений.
— Хранить контакты в единой системе.
— Поддерживать регулярность общения с клиентом (к примеру, не пропускать встреч по причине потери информации).
— Отслеживать стадии взаимодействия с клиентом и управлять процессом.

Создадим форму записи информации о клиенте в Pyrus.

Снимок экрана 2015-05-12 в 11.50.20
Теперь мы не потеряем контакт по причине внезапно исчезнувшего листа с важным телефоном!

Далее можно настроить этапы маршрутизации так, чтобы отслеживать ход работы с клиентом.

Снимок экрана 2015-05-12 в 11.59.29
В нашем примере за часть этапов отвечает автор задачи. Его утверждение означает, что этап пройден. К части этапов подключаются другие специалисты, которые будут делать свою работу.

Иногда по клиенту ведется несколько проектов и есть ряд задач с различными исполнителями. Тогда у менеджера возникает необходимость просматривать как ход текущих работ, чтобы учитывать их при регулярном общении с клиентом, так и историю переговоров на более ранних этапах, которая содержится в форме клиента. Одним из вариантов реализации такого рода задачи является создание проекта Клиенты и подпроектов с именами клиентов.

Снимок экрана 2015-05-12 в 12.26.35
Теперь все задачи, которые относятся к данному клиенту, легко добавлять в соответствующий подпроект.

Далее, включаем данный список в форму для клиентов.

Снимок экрана 2015-05-12 в 12.27.43

При выборе соответствующего клиента будет видна как форма, так и все задачи. Этот же список поможет контролировать и сроки работ (просроченные задачи будут отмечаться красным).

Если у вас до сих пор отсутствует CRM, то попробуйте создать её на базе Pyrus. Возникли вопросы по автоматизации бизнес-процессов? Напишите нам!

В списках появились значения по умолчанию

Поле типа «Список» позволяет сделать выбор из нескольких вариантов и настроить маршрутизацию в зависимости от определенного значения. Кроме этого, по нему можно проводить фильтрацию записей в реестре.

Мы отметили, что некоторые значения из списков назначаются чаще, чем другие. Например, часть клиентов использует поле типа «Список» для указания статуса задачи. В этом случае, первичным значением поля всегда является статус «новый». Теперь стало возможным указывать этот параметр автоматически. Посмотрим, как работает значение по умолчанию на примере формы претензий клиентов.

В редакторе формы открываем поле типа список и добавляем параметр «Новая» в поле Значение по умолчанию:

Статус по умолчанию

Теперь при создании формы это поле будет заполняться автоматически:
Снимок экрана 2015-04-25 в 13.17.07

Настройте значение по умолчанию для списков в своих формах — это сэкономит вам время и избавит от ошибок.

Посмотрите подборку постов по настройке форм в системе и сценарии использования Pyrus нашими клиентами для поиска новых идей по автоматизации собственных бизнес-процессов.

Предпросмотр изображений рядом с формой

Пословица гласит: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать!». И действительно, иногда одно изображение может сказать больше, чем полотно текста. Для просмотра серии картинок, приложенных к задаче, нами был ранее реализован режим слайд-шоу. В нем удобно просматривать изображения, но он полностью закрывает текст задачи.

Часто бывает важно одновременно видеть изображение и форму, чтобы сопоставить данные в них. Для облегчения такого сравнения в систему была добавлена возможность предпросмотра изображений справа от формы. Вот как это выглядит на экране:

Предпросмотр в форме

На небольших экранах изображение может закрывать часть формы, тогда его можно выключить, нажав на кнопку закрытия (на изображении отмечена оранжевым).

Для включения предпросмотра необходимо зайти в редактор шаблона формы и установить отметку Просмотр файлов справа от формы под списком всех полей.

Включение предпросмотра

Посмотрите, в каких ваших формах используются изображения, и активируйте эту возможность. Коллеги будут вам только благодарны.

Как задать условия при маршрутизации?

В ходе работы с формами пользователи отмечали, что некоторые этапы согласования могут быть автоматически пройдены, или наоборот обязательны для выполнения при определенных условиях. В качестве критерия пропуска или добавления согласования наиболее часто выступала цена. К примеру:
— при небольшой сумме закупки не надо объявлять тендер и согласование тендерного отдела не требуется;
— все сделки стоимостью более 1 000 000 рублей должны получить одобрение генерального директора.

Для реализации этого сценария, мы добавили механизм условного согласования. Теперь для каждого этапа можно указать при каком условии на него будут добавляться согласующие. В качестве примера изменим форму для согласования командировочных расходов.

Нажимаем на Условие и выбираем для какого поля будем его устанавливать. Если нам необходимо предусмотреть несколько условий для согласования, нажимаем на + и добавляем новое условие.

Условное согласованиеВ случае совпадения любого из условий, руководитель будет добавлен на первый этап согласования.

Разница в этапах
Условия можно добавлять для полей типа Деньги и Текст. Для текстового поля можно проверять заполнение, соответствие введенного текста маске или полное соответствие условию:

Снимок экрана 2015-04-17 в 14.37.51

Эта настройка, к примеру, может пригодиться в формах согласования расходов, договоров и обработки претензий.

Узнайте, как сделать работу в Pyrus еще удобнее:
Альтернативные способы коммуникации в Pyrus
Повторяющиеся задачи

Добавление автора в согласующие и именование этапов в формах

Сегодня я хочу рассказать вам о последних новшествах, которые помогают сделать формы Pyrus еще удобнее. Это установка названий для этапов согласования и добавление автора в цепочку согласований.

Установка названий для этапов согласования форм

Раньше этапы имели только номера, теперь у них могут быть названия. Для установки названия надо зайти в редактор Маршрутизации и выбрать форму для добавления списка согласований по ней.

расходы_1
Отобразятся поля для редактирования согласований и, в том числе, названия этих этапов.

расходы_2
Просто введите имя этапа и нажмите Enter. Названия помогают понять с кем именно все должно быть согласовано.

Добавление автора в цепочку согласования

Вторым удобным нововведением стала возможность добавить автора в цепочку согласования. Это может быть нужно, если автор должен принять результаты работы, или быть проинформирован о результатах согласования.

Например, в форме отчета о командировочных расходах сначала происходит одобрение руководителем, потом бухгалтерией и, наконец, автору приходит уведомление о том, что деньги на его командировку выделены. Чтобы добавить автора в цепочку, просто выберите имя «Автор» из списка для нужного этапа согласования.

author

При создании задачи автор будет добавлен на нужный этап.

author_1

Вот как выглядят эти нововведения в созданной задаче:

task

Попробуйте данную функциональность в Pyrus прямо сейчас!

Другие примеры использования форм:
— Согласование расходов
Вовлечение сотрудников в улучшение процессов

Альтернативные способы коммуникации в Pyrus

Основой коммуникации в системе Pyrus являются задачи. Общаясь в задачах, каждый участник видит текущего ответственного, ход исполнения и логику принятия решений.

При этом иногда бывает нужно просто проинформировать людей, не ожидая от них действий.

1. Объявления. К примеру вы планируете корпоративное мероприятие. Создайте новое объявление с анонсом:

Создание объявления

В объявление можно добавить файлы с нужной информацией. Укажите срок действия объявления, по истечении его оно будет перенесено в архив автоматически.

Выберите аудиторию для объявления. По умолчанию ваше объявление увидит вся компания. Если вы хотите адресовать его конкретной команде, то включите объявление в ее проект. Объявление можно включить в несколько проектов.

После публикации у ваших коллег раздел Объявления станет отображаться полужирным шрифтом и справа появится количество новых объявлений:

Часто объявления вызывают оживленную дискуссию. И комментарии к объявлению могут становиться площадкой для экспресс-обсуждений предпочтений участников и свежих идей.

2. Библиотека предназначена для хранения общих файлов участников проекта (это полезно для  хранения шаблонов коммерческих предложений, договоров, бренд-бука, инструкций). Все участники проекта получат доступ к актуальной версии документов и смогут использовать её сразу же после внесения изменений. Вот как выглядит библиотека отдела продаж:

Файлы проекта

3. Формы обратной связи и оценки.

При помощи формы краудсорсинга можно вовлечь сотрудников в процесс подачи идей по улучшению бизнес-процессов. Понимание сотрудником того, что он услышан, повышает мотивацию и способствует уменьшению текучки. Для сбора информации о производительности и качестве взаимодействия ваших сотрудников вы можете запустить процессы перекрестной оценки.

Напишите нам о вашем опыте коммуникации в Pyrus!