Создание кадрового резерва в Pyrus

«Кадры решают все» — кто из руководителей не знаком с этой фразой? И действительно, без грамотных и мотивированных сотрудников трудно решать амбициозные задачи. На ключевых должностях должны стоять подготовленные и ответственные люди.

Развитие персонала необходимо планировать и отслеживать. Особенно это актуально для быстрорастущих компаний. Например, если стоит задача оперативного расширения филиальной сети. К моменту открытия новых офисов они должны быть укомплектованы квалифицированным персоналом, который с первых же дней будет соответствовать стандартам компании. Можно нанимать кадры со стороны, но лучше выращивать их внутри организации.

Мы собрали опыт нескольких компаний в форме «Кадровый резерв». При помощи этой формы можно систематизировать информацию по наиболее перспективным сотрудникам, разработать план обучения и отслеживать ход его выполнения.

Первое, что необходимо сделать — это ввести информацию о сотруднике и целевой позиции для его развития:

Снимок экрана 2015-07-17 в 9.04.24

Когда эта информация собрана, и возникла ситуация открытия нового офиса, можно сразу увидеть подходящих людей. Просто проводим отбор в реестре форм по целевой и текущей позициям, дате готовности и возможности переезда в другой город. Для этого устанавливаем соответствующие фильтры по колонкам:

Снимок экрана 2015-07-17 в 9.06.17

Различные варианты фильтров позволяют посмотреть на кадровый резерв с разных сторон и оценить кандидатов, которые потенциально готовы на определенную дату. А так же увидеть сотрудников, которые уже давно соответствуют новой позиции, но место никак не освободится. Если они в таком состоянии достаточно долго, то существует вероятность, что они покинут компанию.

Для детальной информации по развитию конкретного сотрудника, следует посмотреть на табличную часть формы, в которую занесены активности с датами и отметками о результате:

Снимок экрана 2015-07-17 в 9.08.38

Также возможно выделить отдельные этапы обучения сотрудника и настроить маршрутизацию, чтобы при прохождении очередного этапа подготовки задача попадала на согласование ответственному за следующий этап.

Настройка маршрутизации для кадрового резерва

Возможно, вы захотите внести в форму дополнительные поля, которые показывают степень готовности сотрудника, или результаты прохождения тестов. Попробуйте найти для себя наиболее удобный вариант.

Ну а проверить, как сотрудник стал справляться с новыми задачами можно при помощи отчета об уровне сервиса и перекрестной оценки.

Учет рабочего времени сотрудников при помощи Pyrus

Ведение учета времени — еще один проверенный способ улучшить показатели эффективности компании. В части организаций оплата специалистов почасовая и тогда необходимо понимать сколько времени было потрачено на выполнение работ. Эти затраты затем являются основанием для выставления счета клиенту. Потеря часов из учета или приписки ведут к прямым убыткам.

Давайте посмотрим, при помощи каких инструментов в системе Pyrus можно удобно организовать учет времени. Первое, что позволяет сделать система — это вести затраты времени по каждой задаче. Для этого существует специальное поле.

Занесение времени в систему

После сохранения задачи затраты времени будут добавлены в задачу и станут отображаться справа перед сроком исполнения. Если задача создана в рамках проекта, то затраты времени добавятся и к проекту.

Отображение времени к задаче

Таким образом, можно быть всегда в курсе затрат времени исполнителя как на уровне задачи, так и на уровне проекта. И, в случае существенного превышения лимита, корректировать ход работ.

Добавление задачи в проект дает еще одну возможность: получить сводные отчеты по времени исполнения работ за период. Эти отчеты могут быть представлены в двух формах. С группировкой по задачам:

Детализация времени по задачам
В таком виде удобно смотреть на то, какие задачи вызвали наибольшие временные затраты.

Второй вариант — с группировкой по датам:

Детализация времени по дате

В этом варианте видно на какие даты пришлись наибольшие активности, и кто из исполнителей участвовал в задаче. Такой отчет за месяц можно выгрузить в Excel и получить список работ по сотрудникам для формирования ведомости почасовой оплаты.

Для составления сводной ведомости по компании бывает полезно создать отдельный проект «Учет времени» и добавлять все задачи с оплаченным временем в него.

Если же хочется вести учет времени и для форм, то надо добавить подпроект «Оплачиваемое» в проект «Учет времени». После этого добавить поле формы типа «Список» и выбрать существующий список «Учет времени».

Снимок экрана 2015-07-09 в 13.10.18

Тогда формы, для которых в списке будет выбрано значение «Оплачиваемое», попадут как задачи в проект «Учет времени/Оплачиваемое», и затраты времени на них будут отображаться в отчете по этому проекту.

Снимок экрана 2015-07-09 в 13.13.10

Попробуйте настроить соответствующие формы прямо сейчас или проверьте другие качественные характеристики ваших бизнес-процессов при помощи отчета об уровне сервиса.

Запрет на изменение маршрутизации формы

Гибкость настроек в Pyrus приводит к тому, что всё больше компаний используют нашу систему для ежедневных задач. Возможности маршрутизации идеально подходят для запуска процессов самим пользователями, без участия IT-специалистов.

При этом в какой-то момент процесс становится проработан настолько, что все попытки оптимизировать его уже не дают ожидаемого бизнес-эффекта. Хочется зафиксировать последнюю успешную версию и сделать так, чтобы все участники придерживались выверенного маршрута. К примеру, как в процессе согласования расходов.

Соответствующая опция появилась для форм Pyrus. Теперь в шаблоне формы можно выбрать пункт «Только руководители могут редактировать маршрутизацию формы».

Блокировка изменения маршрута

После чего у участника, который не является руководителем, изменение цепочки согласования будет заблокировано.

Изменение цепочки согласования заблокировано

Он не сможет отказаться от согласования задачи или добавить людей в цепочку согласования. Разрешенными действиями останутся: утвердить, отклонить или запросить согласование у другого участника заново.

Проанализируйте, какие процессы у вас уже давно отработаны и зафиксируйте их маршрутизацию для сведения вероятности ошибок к минимуму.

Резервное копирование данных из Pyrus

Информация играет всё большую роль в работе современных компаний. Со временем в Pyrus накапливается солидный объем полезных данных и важных документов.

В нашу систему внедрена многоуровневая защита целостности и доступа к данным, которая включает в себя хранение информации на множестве географически распределенных серверов, что обеспечивает бесперебойность работы даже в случае выхода из строя оборудования.

При этом часть наших пользователей просила обеспечить возможность выгрузки данных из Pyrus на локальные носители. Теперь это легко сделать при помощи новой удобной программы Pyrus Sync, которая обеспечивает взаимодействие Pyrus с любыми необлачными корпоративными системами. В результате вы получите файл со всеми задачами, авторами которых являются сотрудники вашей организации, так же как и все приложенные к ним файлы. Давайте посмотрим, как это делается.

Скачиваем приложение Pyrus Sync из раздела расширений для Pyrus и устанавливаем его на локальном компьютере:

pyrussync

При старте нас попросят авторизоваться. Для этого введите свой email пользователя Pyrus и секретный ключ.

Авторизация
Если ключа пока нет, нажмите на ссылку под полем ввода для его получения.

После успешной авторизации в Pyrus Sync, в колонке функций слева выберите раздел Backup. Появится окно настроек справа, где можно указать папку, в которую будут скопированы ваши данные. Для скачивания прикрепленных файлов установите соответствующую галочку.

BackUpSetup

Теперь можно запускать резервное копирование! В зависимости от количества задач и объема файлов вашей организации этот процесс может занимать некоторое время. Индикация копирования и ориентировочное время до его завершения будут видны в Pyrus Sync сразу после запуска. Не волнуйтесь: даже если связь прервётся, после её восстановления программа продолжит работу с момента разрыва.

В итоге все задачи вашей организации будут записаны в текстовые файлы, а прикреплённые документы сохранятся в их оригинальном формате.

Обратите внимание, что одновременно с одной учетной записи можно запустить только одно резервное копирование, при этом оно запускается от имени администратора организации в Pyrus. Если при заходе в секцию Backup в Pyrus Sync вы увидите сообщение о том, что у вас недостаточно прав для использования этой функции:

permission

обратитесь к супервизору вашей организации. Он должен выставить право доступа с возможностью читать и комментировать задачи, созданные любым сотрудником организации для ваc.

Узнайте больше об использовании Pyrus:
Опыт наших клиентов.
Полезные публикации.
Новые возможности.

Группировка элементов списка и создание иерархии

Списки часто встречаются в формах наших клиентов. Они позволяют настроить маршрутизацию в зависимости от значения поля и выступают своего рода метками. Но со временем некоторые списки разрастаются так, что работать с ними становится всё менее удобно.

Для улучшения их вида, в систему был добавлен функционал по организации списков в многоуровневое дерево. Давайте рассмотрим как это работает на примере списка из формы для соискателей. Сначала список вакансий состоял из всего пары позиций, но потом вырос вместе с компанией:

Список вакансий

Для его упорядочивания сначала создадим новые элементы — категории, а затем мышкой перетянем элементы списка на соответствующий уровень. В итоге наш список приобрел структурированный вид.

Список вакансий с категориями

Теперь при заполнении следует выбрать элемент списка из дерева, или же начать вводить название позиции, и система предложит сокращенный список вариантов.

Список вакансий с категориями при заполнении

Попробуйте, как удобно и наглядно можно заполнять списки и создавать собственную иерархию!

Для того, чтобы сделать такую структуру, должны соблюдаться определенные условия (для новых списков они практически всегда выполняются). Если что-то не получается, проверьте, не нарушены ли условия переноса при создании иерархии:

— Перенос элементов работает только внутри одного поля типа «список».

— Элементы списка нельзя вынести на уровень выше их изначального расположения.

— Если список иерархический и одна из его веток используется как другой список, нельзя вносить и выносить элементы списка из этой ветки.

— При переносе элементов списка можно менять только уровень. Сортировка всегда будет идти по имени пунктов.

— Перенос разрешен, если команда не меняется. Иными словами, если в одном из элементов списка кто-то добавлен в команду, то нельзя добавлять в списки другого уровня элементы, в которых этот человек не участвует.

Если вы пропустили некоторые другие наши статьи по этому важному элементу формы, стоит напомнить, что в списках ранее появились значения по умолчанию.

Ограничение на редактирование полей в формах

Pyrus постоянно совершенствуется, делая автоматизацию бизнес-процессов проще и удобнее. Наши клиенты широко используют формы для автоматизации согласования расходов, оценки работы сотрудников и даже создания CRM.

По мере работы с формами пользователи отметили, что часть полей должна оставаться неизменной на всех этапах их обработки. Например, вполне очевидно, что следует запрещать изменение суммы расхода задним числом в утвержденной форме. Теперь данная функциональность появилась в нашей системе.

Давайте посмотрим, как делаются соответствующие настройки на примере формы обращения в поддержку. В редакторе шаблона в требуемых полях,  которые необходимо оставить неизменными, устанавливаем отметку «Только руководители смогут редактировать поле после заполнения».

Настройка прав на редактирование поля

Теперь эти поля могут быть заполнены только при первоначальном создании формы. В редакторе они будут отображены серым цветом и заблокированы для изменений.

Блокировка полей в редакторе

Блокировка редактирования полей сохранит важную информацию от случайных корректировок и крайне проста в настройке. Попробуйте применить её в своих формах!

Не забывайте также о маршрутизации для верной адресации форм и оптимизации рабочих процессов.