Выгрузка реестров: теперь по расписанию

Опыт показывает, что перенести все рабочие процессы в одну систему управления бизнесом получается не всегда. Случается, что организации, особенно крупные, наряду с Pyrus используют в работе другие подобные программы – скажем, для организации документооборота. Чаще всего так сложилось «исторически», и менять это положение вещей резко слишком затратно и тревожно. Проще и спокойнее «подружить» две системы.

Мы рекомендуем, конечно, не копировать данные в ручном режиме, а использовать программу Pyrus Sync, которая автоматизирует такой обмен информацией.

Читать далее Выгрузка реестров: теперь по расписанию

Роли в системе Pyrus

Продолжаем свой рассказ про возможности системы Pyrus при настройке процессов. Давайте рассмотрим, что можно сделать, если у нас есть несколько сотрудников на одной должности, которые должны быть взаимозаменяемы. Для таких ситуаций в систему был добавлен механизм Ролей.

Совсем недавно мы писали про условную видимость разделов на примере запроса в поддержку. Для ускорения проведения работ, ремонт должен производить первый освободившийся инженер. Но как система должна понять, кто из них свободен в каждый момент? Кто может сказать ей об этом? Получается, что надо держать в голове график работы других сотрудников. Тяжело!

Мы не будем так делать. Вместо сложных алгоритмов, мы создадим отдельную роль Инженер и включим в нее всех сотрудников с этой должностью. Вот как это делается.

Читать далее Роли в системе Pyrus

Условная видимость разделов в формах

Все больше процессов находят свое отражение в Pyrus. И от системы требуется максимум гибкости в их обработке. Бывают такие процессы, которые задействуют различные комплекты данных для разных цепочек прохождения. Конечно, есть возможность добавить все поля в форму, а заполнять только необходимые, но это приводит к тому, что приходится каждых раз анализировать форму при заполнении и на это тратится время.

Для ускорения ввода данных была добавлена возможность задавать условную видимость разделов формы. Давайте посмотрим как это работает, на примере процесса техподдержки.

Сначала создадим список, от которого будет зависеть видимость разделов. В нашем случае это категория. Затем для поля Детализация аппаратного сбоя установим галочку Условная видимость. После этого у нас появятся два поля, где мы выберем список и значение при котором раздел будет виден:

Снимок экрана 2015-08-21 в 19.25.30

Важно: в конструкторе форм список должен находиться выше настраиваемого раздела.

Что получилось в итоге?

Читать далее Условная видимость разделов в формах

Создание системы тестирования персонала

Впечатление клиента о компании складывается из впечатлений от общения с конкретными её представителями. И если сотрудники сообщают ему разную информацию, то у клиента может возникнуть недоверие. Одним из наиболее эффективных способов проверки знания сотрудниками актуальной информации является тестирование. Давайте посмотрим, как можно создать простой тест в Pyrus.

Создаем форму с вопросами. Желательно сразу добавить в нее системное поле «Автор» тогда в реестре форм можно будет увидеть, кто её заполнил.

Создание формы с вопросами

Как мы видим, ответами на вопросы могут быть число, текст, или список. Реакция сотрудников на претензии — это то, что формирует конечное отношение клиента, поэтому мы настроим для такого списка отдельную маршрутизацию.

Маршрутизация

При указании сотрудником опасных с точки зрения бизнеса ответов, в согласующие будет попадать HR-директор, чтобы оперативно принять корректирующие меры.

Настройка закончена: давайте посмотрим как это будет выглядеть с точки зрения сотрудника.

Заполнение

После заполнения формы она отправляется на обработку HR-менеджеру. Он может анализировать каждый результат отдельно, или просмотреть реестр ответов для отслеживания тенденции.

Реестр ответов

Для более детальной проработки данных можно выгрузить файл реестра в Excel и произвести статистическую обработку.

Узнайте как:
Создавать и управлять кадровым резервом компании.
Производить учет рабочего времени.
Оценивать эффективность работы при помощи отчета об уровне сервиса.

Работа с реестрами документов

Каждой компании приходится работать со множеством документов. Как организовать потоки так, чтобы входящие запросы не терялись? Как контролировать сроки ответа контрагентов?

На основании опыта наших клиентов мы разработали специальные формы, которые позволяют упорядочить работу с документами.

Реестр исходящих документов

Форма предназначена для регистрации исходящих документов. Для каждого отправляемого документа заполняются реквизиты и срок ожидания ответа. Также можно прикрепить изображение документа.

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-0.46.10_n

Для срока ответа удобно настроить автоматическую установку даты:

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-0.46.47_n

При помощи расширенного поиска документ легко найти по теме, участникам и дате отправки.

Снимок экрана 2015-08-13 в 0.50.17

Реестр входящих документов

Подобным образом можно организовать и реестр входящих документов.

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-1.01.49_n

Для удобства и скорости обработки можно определить категории входящих документов и настроить маршрутизацию в зависимости от категории.

Снимок экрана 2015-08-13 в 1.04.24

Чтобы отслеживать цепочку официальной переписки можно установить связь между входящими и исходящими документами. Например, если исходящий документ является ответом на какое-либо входящее письмо, то в комментарии к исходящему документу можно поставить «В ответ на #». Система автоматически распознает номер и преобразует его в ссылку.

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-7.13.25_n

Эта ссылка также будет видна из той задачи, на которую она поставлена:

Снимок экрана 2015-08-13 в 7.14.11

Таким образом, по ссылкам можно будет увидеть как проходил обмен документами.

Для более точной настройки маршрутизации можно установить запрет на изменение маршрутизации и ограничение на редактирование полей в формах.

Алгоритм автоматизации процесса в Pyrus

Пользователи Pyrus уже автоматизировали сотни своих бизнес-процессов с использованием форм и проектов. Часть из них обращалась к нам за консультациями и помощью в настройке. В результате у нас сформировался алгоритм по которому удобно проводить автоматизацию.

Сначала надо понять что за процесс мы автоматизируем и что хотим получить на выходе. Другими словами, определить цель процесса. Второй важный момент — обозначить всех участников процесса. В качестве участников могут выступать люди или роли для групп однородных исполнителей. Для наглядности мы создали специальную форму в Pyrus, где будем собирать информацию. Вот как она выглядит:

Общее описание процесса

После определения цели и участников надо составить таблицу с шагами. Здесь может потребоваться творческий подход. Дело в том, что некоторые процессы ветвятся. В зависимости от ситуации, цепочка исполнения может пойти по различным маршрутам и часть этапов может оказаться необязательной. Здесь мы должны указать все шаги последовательно, даже если часть из них в реальной ситуации будет пропущена. Для каждого шага мы задаем: Название, Описание работ на этапе, Результаты исполнения шага, Участников и Ответственного за исполнение:

Детализация шагов

Ответственного за исполнение лучше выбирать из участников шага, тогда между ним и остальной группой исполнителей не будет конфронтации.

Половина дела сделана! После составления таблицы с описанием процесса покажите его участникам и попросите посмотреть, не забыто ли каких-либо важных шагов. Обычно находится еще парочка моментов, которые были упущены при составлении схемы.

Следующий шаг — перенос схемы в Pyrus. Если на предыдущих этапах все было сделано правильно, то этот шаг очень прост. Создаем форму и добавляем туда всех участников. После чего для каждого этапа создаем поля с результатами и добавляем людей в маршрутизацию. Первая версия формы готова!

Попробуем ее сначала на небольшой группе исполнителей. Учитывая их пожелания, производим доработку формы и создаем инструкцию для исполнителей. Ее можно будет приложить в раздел Файлы, чтобы она всегда была под рукой. Далее распространяем опыт на всех участников!

Для того, чтобы не забыть важных шагов, можно использовать чек-лист:

Чек-лист по процессу

Успехов в настройке процессов!

И несколько ссылок на технические моменты, которые помогут вам настроить поля форм:

Запрет на изменение маршрутизации.
Группировка элементов списка для формы.
Условная маршрутизация форм.
Именование этапов и добавление автора в согласующие.