Вовлечение сотрудников в улучшение бизнес-процессов

Хочешь делать прибыльный бизнес – будь готов адаптироваться к переменам и постоянно улучшать бизнес-процессы. В больших компаниях регулярно проходят конкурсы по внутренней оптимизации работ, снижению издержек. Они позволяют получить преимущество за счет упрощения и удешевления текущих процессов.
Ключевую роль в оптимизации играют рядовые сотрудники. Именно они ежедневно общаются с клиентами, выполняют производственные операции и накапливают опыт, который может быть использован для усовершенствования тех или иных процедур.
Что надо сделать, чтобы сотрудники загорелись идеей поделиться своим опытом? Всего две вещи: оповестить сотрудников о том, что их идеи приветствуются, и создать удобный механизм для сбора предложений.
Можно, конечно, действовать по старинке – поставить в офисе ящик, в который сотрудники будут кидать записки со своими идеями. Но лучше начать оптимизацию с самого процесса сбора предложений – наладить его в Pyrus. Форма, которую мы предлагаем вам ниже, может использоваться в компаниях среднего и крупного размера.

Сбор предложений в Pyrus

Создаем форму, в которой есть один основной раздел и два дополнительных — для дальнейшей обработки предложения. Теперь сотрудники смогут направить свои предложения в виде формы.

Также можно отправить идею с мобильного приложения. Это удобно, если идея возникла в дороге или непосредственно на объекте. Тут же можно приложить файл-иллюстрацию.

Реализация предложений

Дальше необходим механизм сортировки и реализации предложений. В этом нам помогут механизмы маршрутизации и дополнительные поля формы.

При указании направлений можно сразу задать ответственного сотрудника или роль, которая будет отвечать за анализ предложений. Поданное предложение в виде задачи дойдет до адресата.

Следующим этапом анализа можно сделать заполнение экспертами блока анализа предложения на реалистичность и осуществимость. Для этого в нашей форме имеется необязательный раздел Экспертная оценка.
Во время первичного заполнения этот раздел не будет показываться в раскрытом виде. Установка галочки во время редактирования формы откроет его. Вот как это будет выглядеть при редактировании формы:
Это поможет отсеять нереалистичные предложения и попросить авторов уточнить суть неясных. Автор предложения получит обратную связь и, возможно, захочет уточнить свою идею.

Обратная связь

Чтобы показать сотрудникам реальные результаты внедрения их предложений, можно создать еще один дополнительный раздел.
Другим способом демонстрации внедренных результатов может быть фильтр реестра форм по состоянию задачи.
Важным моментом является предоставление обратной связи сотрудникам по их идеям. Понятно, что авторов лучших внедренных идей можно поощрить материально, но что делать с авторами идей, которые не прошли?
Один из вариантов — проводить регулярный (например раз в месяц) обзор поступивших предложений с комментариями, почему они не прошли. Здесь желательно сохранять репутацию сотрудников. Можно обезличить отклоненные предложения и сообщить, что в них нужно добавить для того, чтобы они прошли.
Другим хорошим вариантом является группировка нескольких похожих идей в одну. Тогда слабые стороны нескольких предложений могут быть сглажены, а награда будет разделена среди авторов пропорционально их вкладу в конечный результат.