MultiShip делится своей внутренней инструкцией

Менеджеры компании MultiShip попробовали множество разных систем, прежде чем остановились на Pyrus. Для того, чтобы облегчить внедрение Pyrus, в MultiShip создали собственную внутреннюю инструкцию по его использованию. Содержанием этой инструкции с нами поделилась product-manager MultiShip Надежда Широкова*.

— Легко ли было наладить работу в Pyrus?
— Зарегистрировать всех было делом недолгим, все отнеслись к системе с любопытством, как к чему-то новому. Программа нравилась нам простотой и скоростью. Только вот через неделю мы поняли, что никто Pyrus все-таки не пользуется. Было непонятно, как ее можно использовать конкретно под наши цели.

— И как вы решили проблему?

— Я взялась детально разобраться в функциях Pyrus и написать подробную инструкцию по использованию программы конкретно в нашей работе. Я перечитала существующую в Pyrus справку и написала нашу собственную методичку. В ней всего десять правил, но каждое из них сопровождается подробными комментариями.
Правила такие:

1. Просматривать входящие в Pyrus дважды в день.
2. Держать папку «Входящие» в чистоте («ответить или переслать задачу», если  на это требуется не более двух минут», «согласовать или завершить», «отложить для дальнейшей работы в одну из своих папок: «Сегодня», «Следующие»,  «Запланированные», «Когда-нибудь»).
3. Писать о результатах работы при закрытии задачи.
4. Соблюдать сроки выполнения, которые установлены у каждой задачи. Если это по каким-то причинам невозможно, можно назначить новый срок, согласовав это с автором задачи.
5. Контролировать созданные задачи (не забывать ставить галочку «На контроле» при создании задачи). 
6. Вести все задачи в Pyrus.
7. Распределять задачи по нужным проектам.
8. Перекидывать задачу на ответственного.
9. В первую очередь заниматься серьезными задачами (с пометкой «Срочно»).
10. Добавлять в Pyrus не только задачи, но и идеи.
 
— После этого работа с Pyrus наладилась?
— В основном да. Конечно, до сих пор кто-то забывает поставить галочку «На контроле» и следить за собственной же задачей, кто-то, приняв задачу в работу, вместо того, чтобы нажать «Оставить себе», перекидывает задачу на автора, тем самым делая его ответственным за выполнение задачи. Но это все реже.


Еще не все применяют сортировку входящих на практике. Точнее, человек честно это делает, но потом вдруг к нему поступают еще 8-10 задач, и времени на сортировку каждой задачи уже не хватает. Ведь нужно открыть каждую задачу, вникнуть, закинуть в папку — вроде не долго, но если таких задач 20 — отнимает время. Пока с этой проблемой не справились, но, думаю, найдем выход. 

 
— Чем еще активно пользуетесь в Pyrus?
— Шаблонами. К примеру, для закупки необходимых нам вещей.  Раньше наш офис менеджер мучилась, запоминала пожелания по покупкам от каждого сотрудника, поступающие лично или по электронной форме. В последний день перед закупками многие не успевали озвучить свои пожелания, и им приходилось ждать еще несколько недель до выполнения просьбы. Сейчас же есть отдельный проект «Покупки», в котором каждый может оформить запрос по существующему шаблону с полями «Название товара», «Ссылка на товар», «Обоснование», «Ответственный», «Комментарий». Ответственным здесь по умолчанию стоит наш офис менеджер.

Вот так это работает:


Еще используем в целях сортировки и быстрого поиска возможность распределения задач по проектам. Это также отлично помогает оценивать нагрузку сотрудников, особенно когда в проекте по умолчанию один ответственный. В будущем мы хотим разобраться, можно ли нам действительно рассматривать Пайрус и в качестве CRM, как это было предложено однажды в примере в вашем блоге.

*MultiShip – уникальный сервис, который позволяет магазинам легко работать со всеми крупными логистическими службами страны и организовывать доставку по всей России. В конце января MultiShip получил инвестиции от Яндекса. Интервью с Надеждой Широковой является продолжением разговора с сооснователем и генеральным директором MultiShip Мергеном Чумудовым