Внешние формы в Pyrus

Многие наши клиенты активно используют формы Pyrus для максимально четкой постановки задач. Например, отделы продаж и логистики могут договориться о передаче заданий на доставку, настроив конкретные поля – заказчик, номер договора, адрес доставки, товар, срок поставки. Оформленные таким образом задачи содержат только необходимую, тщательно структурированную информацию.
Теперь в Pyrus появилась функция «Внешние формы», с помощью которой созданный вами шаблон для сбора определенной информации можно либо разместить на любом внешнем ресурсе (например, на вашем собственном сайте), либо распространить сгенерированную в Pyrus ссылку. Так ваши клиенты, отправляя вам заявку через сайт, создают для вас задачу сразу в нужной форме.
Предположим, вы хотите разместить на сайте форму обращения в службу поддержки. Рассмотрим необходимые для этого конкретные шаги.
                                      
1. Создадим проект «Вопросы от клиентов»:

2. Перейдем в настройки проекта, во вкладку Маршрутизация. Укажем ответственного, который и будет получать все задачи, созданные через внешнюю форму.

 

3. Перейдем во вкладку «Шаблон формы». Выберем графу «По преднастроенному шаблону» и создадим четыре поля:

Все поля, кроме «Категория запроса», сделаем обязательными для заполнения. В поле, где вы просите клиента указать email, нужно обязательно проставлять и тип поля «Email». Именно это позволит клиенту быть автором задачи и получать ваши ответы, написанные прямо в Pyrus, на свою электронную почту.

Более подробно про создание шаблонов вы всегда можете вновь почитать в Справке или в уже написанных статьях нашего блога.
4. Теперь кликаем на «Внешнее использование». Указываем заголовок формы («Связаться с нами»), текст кнопки («Отправить») и не забываем поблагодарить клиента, заполнившего форму, в сообщении («Спасибо, мы постараемся ответить на Ваш вопрос как можно быстрее»). Под этими полями уже есть сгенерированная ссылка и программный код для внешнего размещения формы в интернете.

 

5. Все готово. Можно сохранять изменения и пользоваться формой. Например, вы можете опубликовать на своей странице в соцсети пост с приглашением заполнить форму и ссылкой на нее.
Или же вы можете разместить программный код на своем собственном сайте, как это сделали в компании OKsoft, которая является клиентом Pyrus:

 

В обоих случаях, когда клиент заполнит форму, он увидит написанное вами сообщение —
А вы получите готовую задачу, в названии которой будет имя проекта и ответы клиента в заданных вами полях. Выглядеть она будет структурировано и четко, как и положено созданному вами шаблону:
Задача будет поставлена ответственному в этом проекте. По желанию, в настройках маршрутизации вы можете указать этапы согласования и согласующих, тогда они также автоматически будут прописаны в этой задаче.
Если вы передадите задачу другому сотруднику вашей компании, то клиент не получит никакого уведомления. Однако, когда вы переставите задачу на клиента, ваш ответ придет ему на электронную почту. Есть ограничение: в этом письме не будет вложений, но если клиент зарегистрируется в Pyrus, то он сможет увидеть все приложенные к задаче документы.
Если вы не хотите, чтобы клиент видел вашу внутреннюю переписку при обработке заявки, вместо делегирования основной задачи создавайте подзадачу. Подзадача видна только ее участникам, не включайте в их число вашего клиента. Подробнее о подзадачах можно почитать в этом посте.
Пишите нам, как вы используете внешние формы, и мы расскажем о вашей компании в блоге Pyrus!