Как сочетать внутреннюю и внешнюю переписку. Диалог с практиком

Вчера беседовал с коллегой, оптовым продавцом. Мы говорили о том, как лучше организовать ведение переписки внутри фирмы и с внешними корреспондентами — заказчиками, партнёрами, пользователями и т.д. Думаю, многим будет интересен наш диалог.

Коллега: У меня в фирме вся внутренняя переписка ведётся в Пайрусе. А внешнее общение я веду по электронной почте, по телефону, по скайпу, по обычной почте. И, конечно, в личных встречах. С теми клиентами и партнёрами, которые используют Пайрус, я общаюсь в Пайрусе.
 
Я: То есть, у вас нет какой-то единой системы, в которой велась бы вся переписка?
Коллега: Единой системы нет. И я не думаю, что она была бы удобна. Ведь у меня внутренняя и внешняя переписка очень отличаются друг от друга.
Я: И чем же?
Коллега: Моё внешнее общение это диалоги с конкретными клиентами. В каждом таком диалоге один собеседник. Такие диалоги можно вести где угодно: по электронной почте или по обычной почте, по телефону или скайпу, в личных встречах. А внутреннее общение — это задачи, которые надо выполнить к определённому сроку, это коллективные обсуждения, в которых участвует много моих коллег. Это согласования решений несколькими людьми. Иногда это согласования решений в несколько этапов. И вот здесь Пайрус радикально удобнее.
Я: Но ведь внешнее и внутреннее общение связаны между собой. Например, извне приходит сообщение, и его надо обсудить с коллегами внутри фирмы. Проинформировать начальство или получить согласие на какие-то действия…
Коллега: Но ведь это требуется не так часто. На подавляющее большинство внешних сообщений я отвечаю сама. Многие поступающие сообщения вообще не требуют ответа. А вот если внутреннее обсуждение необходимо, тогда я создаю для него задачу в Пайрусе.
Я: И как ты это делаешь?
Коллега: Обычно я просто открываю в Пайрусе новую задачу и пишу туда суть вопроса. Если входящее сообщение письменное, можно скопировать оттуда нужный текст. Я выделяю текст, жму ControlC, перехожу в Пайрус, жму ControlV и готово.
А если исходным сообщением было электронное письмо, то я его пересылаю на адрес x@papirus.net, и оно со всеми вложениями превращается в задачу Пайруса.
Я: И что ты делаешь с этой задачей дальше?
Коллега: Включаю в нужный проект, назначаю ответственного, запрашиваю согласования, если они необходимы. Если задача сложная, то создаю подзадачи к этой задаче. Потом мы проводим в этой задаче Пайруса обсуждение внутри фирмы. А по его итогам я даю ответ на исходное сообщение.
Я: А почему у вас для этого используется именно Пайрус, а не электронная почта или какая-то иная система бизнес-коммуникаций?
Коллега: Потому что так решил наш генеральный директор.
А если серьёзно, я считаю, то Пайрус подходит для этого лучше всего. Там есть всё, что нам нужно — коллективные обсуждения, проекты и гибкая система согласований. В Пайрусе сразу виден ответственный за каждую задачу и сроки её выполнения. Пайрус надёжно работает и тогда, когда задач и проектов очень много. И при этом он очень простой и удобный. Поэтому его в нашей фирме используют все, кто работает с компьютерами, даже бухгалтеры и служба безопасности.