Согласование договоров

Вашему менеджеру нужно согласовать договор со сторонним подрядчиком и сотрудниками в своей компании. Простая задача. Единственная сложность в том, что процесс согласования необходимо разбить на два потока. Отдельно обсуждать текст документа внутри компании. И отдельно же согласовывать договор с клиентом.
Как правило, так и делается. Но людям свойственно торопиться, ошибаться. Потому контрагенты часто оказываются в копии писем, где сотрудники компании обсуждают условия договора, скидку, свои возможные шаги. Видеть такие письма контрагенту ни к чему. Чтобы избежать подобных казусов, в системе Пайрус разработан инструмент подзадач.
Итак, нам нужно согласовать договор с клиентом, который также работает в Пайрусе. Алиса Бейли, менеджер компании Велес-М, присылает первый вариант договора Ольге Норрис, менеджеру виртуальной компании Пайрус.

Чтобы обсудить внутри компании «тонкие» моменты соглашения – скидки, особенные условия – Ольга создает отдельную подзадачу…

…и ставит ответственным своего прямого руководителя – Тони Шелтона. Который в подзадаче просит Ольгу обсудить с партнерами новые условия договора. И прикладывает к подзадаче свой вариант документа.

 

Так выглядит подзадача глазами Ольги и Тони. Контрагент Алиса этого обсуждения не видит. Ей также недоступны файлы, которыми обмениваются Ольга и Тони. Обратите внимание: у Тони и Ольги есть пункт «подзадача».

А на экране Алисы такого пункта нет.

Задача решена – обсуждение ведется в два потока, никто никому не мешает, вероятность ошибки нулевая.

При создании системы мы стремились ограничить права пользователей, не участвующих в выполнении задач. Если пользователя Пайруса нет в числе ответственных или в списке согласования, он не видит ни саму задачу, ни текст комментариев, ни прикрепленные к задаче файлы.
Поэтому в Пайрусе менеджеры, работающие с важными документами, застрахованы от ошибки. Они не могут отправить контрагенту текст документа, не предназначенный для его глаз, случайно переслать конфиденциальную информацию журналисту. Что довольно часто встречается в компаниях, использующих электронную почту.